balitribune.co.id | Press release atau siaran pers adalah sebuah informasi tertulis yang secara resmi diterbitkan dengan tujuan publikasi kepada khalayak. Proses penyebaran informasi tersebut dapat melibatkan peran media maupun ditayangkan pada platform website dan aplikasi milik perusahaan atau lembaga dan/atau instansi itu sendiri. Namun, tidak semua perusahaan dapat menerbitkan press release yang sesuai dengan kaidah baku semestinya. Terlebih tatanan bahasa yang digunakan acap kali tak sesuai dengan standar press release. Padahal itu sangat penting untuk menginterpretasikan bahwa suatu perusahaan disebut profesional atau tidak, juga melalui format press release yang benar.

Lalu, bagaimana struktur press release yang benar? Untuk itulah artikel ini dibuat, agar Anda bisa memahami bahkan membuat rilis resmi perusahaan yang sesuai dengan standar semestinya. Dengan begitu, media yang hendak menayangkan ulang informasi dari rilis juga tak kesulitan menerjemahkan informasi dari press release yang diterbitkan.

Bagi pemula yang ingin membuat press release yang efektif, memahami struktur yang benar sangatlah penting. Berikut ini adalah penjelasan struktur press release yang benar:

1. Kop surat

Bagian kop surat memuat logo, nama organisasi, alamat, nomor telepon, alamat email, dan website.

2. Judul

Judul press release harus singkat, menarik, dan informatif. Judul yang baik akan membuat media massa tertarik untuk membaca isi press release.

3. Tanggal dan kota

Cantumkan tanggal dan kota di mana press release tersebut dibuat.

4. Teras (Lead)

Teras adalah paragraf pertama yang berisi informasi paling penting dari press release. Teras harus menjawab pertanyaan "siapa", "apa", "kapan", "di mana", "mengapa", dan "bagaimana".

5. Isi press release

Isi press release memuat informasi detail tentang peristiwa, produk, atau layanan baru yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami.

6. Boilerplate

Boilerplate adalah paragraf singkat yang berisi informasi tentang organisasi, seperti sejarah singkat, visi misi, dan prestasi.

7. Kontak media

Cantumkan nama, nomor telepon, dan alamat email kontak media untuk memudahkan media massa jika ingin mendapatkan informasi lebih lanjut.

8. ### (Tanda pagar)

Tiga tanda pagar (#) di akhir press release menandakan bahwa dokumen tersebut telah selesai.

Sangat penting dalam penulisan press release harus menggunakan ke delapan unsur di atas. Entah akan diposting langsung atau dinarasikan ulang oleh jurnalis, dengan kesemua unsur tersebut maka sudah sangat membantu pekerjaan jurnalis karena ditimbang dari kelengkapan informasi yang dicantumkan.

Tips menulis press release yang efektif

Bagi yang masih sulit memahami dari masing-masing unsur di atas, maka bisa simak uraian penjelasan singkat dari aspek apa yang harus ada dalam struktur press release, antara lain;

• Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
• Jawab pertanyaan "siapa", "apa", "kapan", "di mana", "mengapa", dan "bagaimana" dalam teras press release.
• Gunakan kalimat aktif dan hindari jargon yang sulit dipahami.
• Perhatikan gaya bahasa dan ejaan.
• Pastikan informasi yang disampaikan akurat dan terkini.
• Sertakan foto atau video untuk menarik perhatian media massa.

Jika semua ketentuan di atas sudah terpenuhi, maka lengkap sudah bagan struktur press release yang Anda buat, sehingga dianggap layak sebagai bahan publikasi media massa.

Baru setelahnya tinggal menentukan media apa yang hendak digunakan untuk menayangkan press release tersebut. Namun yang paling lazim dan dinilai paling efektif adalah media online seperti portal berita, hingga influencer yang memiliki kanal blog berpengaruh.

Misalkan perusahaan Anda dapat diklasifikan sebagai perseroan yang bonafit, maka memilih media mainstream bisa jadi pilihan tepat. Anda dapat menunjuk media lokal maupun nasional untuk menayangkan press release tersebut sehingga dapat dibaca oleh pembaca dan konsumen potensial.

Adapun harga penayangannya juga sangat bervariasi, tergantung rating, popularitas, hingga insight dari media itu sendiri, di mana masing-masing media pastinya memiliki grafik yang berbeda.

Guna mempermudah proses pemilihan media itu, kini pebisnis tak harus repot menghubungi masing-masing redaksi secara manual satu-persatu. Pasalnya, ada layanan periklanan yang terorganisir secara masih sehingga dapat menjembatani antara perusahaan dengan media secara serentak dalam waktu yang hampir bersamaan maupun terjadwal.

Seperti Publikasimedia.com misalnya, yaitu sebuah platform periklanan digital yang mengampu banyak media lokal dan nasional, yang siap membantu penayangan press release perusahaan secara serentak.

Jika dilihat pada situs resminya, platform ini sudah berpengalaman menangani akan hal itu. Ini dibuktikan dengan banyaknya testimoni kepuasan dari klien yang telah memanfaatkan jasa penerbitan maupun pembuatan press release.

Dengan kata lain, kebutuhan akan rilis sudah dapat tertangani dengan waktu yang relatif singkat, proses yang mudah, serta harga terjangkau. Apalagi dengan banyaknya pilihan media yang bisa dipilih hanya dalam satu platform saja.

Dengan begitu, usai memahami cara membuat rilis perusahaan sampai dengan menerapkan struktur press release yang sesuai, Anda pun bisa melanjutkannya dengan menerbitkan pada media online terbaik yang sesuai dengan bidang bisnis perusahaan Anda.