Diposting : 23 September 2019 23:58
I Wayan Sudarsana - Bali Tribune
Balitribune.co.id | Denpasar - Pemerintah Kota Denpasar melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kembali memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna, Senin (23/9) di Studio Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar. Pemusnahan ribuan arsip menggunakan alat mesin pencacah kertas dipimpin Asisten Administrasi dan Kesra Sekda Kota Denpasar, I Made Toya.
Dalam kesempatan tersebut I Made Toya mengatakan bahwa penyusutan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan biaya, tenaga, serta waktu. Disamping itu dalam rangka penemuan kembali Arsip yang diperlukan berupa arsip-arsip yang bernilai guna permanen, vital, serta Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah (Arsip Statis).
“Sehingga para Pegawai di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar saya harapkan agar terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang pengetahuan kearsipan sehingga Arsip yang merupakan alat bukti nyata dan benar untuk bahan pertanggung jawaban kepada generasi yang akan datang dapat diselamatkan dan disimpan dengan baik,” harapnya.
Tidak hanya itu Made Toya juga berharap agar semua unit Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Denpasar mengelola arsip dengan baik sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku, melakukan penyusutan sesuai mekanisme yang benar. Menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar sesuai aturan yang berlaku sehingga kedepan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar betul-betul dapat berperan sebagai pusat dan sumber informasi untuk masa sekarang yang sedang berjalan maupun masa yang akan datang.
Untuk meningkatkan kecerdasan masyarakat dalam mengelola arsip, Made Toya juga mengimbau agar BKPSDM segera mempersiapkan pejabat fungsional khusus seperti asiparis sesuai kebutuhan minimal.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar I Putu Budiasa mengatakan, Penyusutan / Pemusnahan untuk menentukan arsip-arsip yang vital dan memiliki nilai guna serta untuk efektifitas dan efesien dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga serta untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.
Arsip yang dimusnahkan dalam kesempatan ini adalah arsip Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Denpasar dan Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Denpasar yang terdiri dari 140 Box yang berisi 1.578 Berkas dan 123 Box berisi 1.250 Buku. Semua arsip sebelum dimusnahkan telah diteliti dan diperiksa melalui dua tahapan.
Tahap pertama pra penilaian yang dilakukan selalu 3 bulan dari 13 Maret sampai dengan 13 Mei 2019 oleh Arsiparis Provinsi Bali dibantu staf Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar.
Tahap Kedua penilaian selama dua bulan terhadap arsip yang diusulkan musnah oleh Arsiparis Provinsi Bali dan beserta unit kerja pemilik arsip dan Lembaga Pengawas serta Lembaga Hukum Pemerintah Kota Denpasar. “Setelah tahap dilakukan baru arsip-arsip yang diusulkan bisa dimusnahkan,” ujarnya.
Pemusnahan arsip menurut Budiasa dilakukan dengan cara di cacah untuk dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Dalam penyusutan Arsip Budiasa mengaku ada beberapa kendala yang dihadapi salah satunya terkait dengan SDM, mengingat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak memiliki asiparis. Untuk menanggulangi itu pihaknya mencoba menetapkan pengelola arsip melalui SK Perangkat Daerah yang memiliki kapasitas kompetensi yang setara dengan asiparis.
"Dalam menangani arsip tidak bisa mengandalkan kompetensi, validitas dan kewenangan . oleh karena itu kita butuhkan asiparis namun sejauh ini menangani arsip di Kota Denpasar untuk di lembaga seperti Dinas dibutuhkan 15 asiparis, masing-masing perangkat daerah dibutuhkan 4 orang. Sehingga keseluruhan 55 orang asiparis dibutuhkan di Kota Denpasar,’’ ujarnya. (u)
